Nejčastěji se vyskytující neshody a nedostatky v systému managementu kvality podle ČSN EN ISO 9001

Při auditech systému managementu kvality se auditoři setkávají s neshodami a nedostatky, které se často opakují u řady klientů. Nezáleží ani na typu odvětví, dokonce ani na státě, ve kterém audit proběhl.

Cílem tohoto článku je Vás seznámit s těmito negativními zjištěními a dát Vám tak informace, na které části systému je nutno si dávat pozor jak při jeho tvorbě tak užívání.

Častou a svých charakterem formální neshodou je nedostatečně specifikovaný rozsah systému. Odkaz na informace z obchodního rejstříku jsou zpravidla zavádějící, neboť organizace tam má zapsáno kromě své hlavní činnosti i řadu činností, které již neprovádí, nebo s předmětem podnikání nesouvisejí, např. činnosti související s provozování rekreačního střediska.

Další formální neshodou je neuvedení, která vyloučení z požadavků normy jsou stanovena, případně je tato záležitost skryta v nejasně formulovaném textu.

Vážnějšími neshodami jsou však záležitosti, které výrazně ovlivňují efektivní fungování systému.

Jedná se o problematiku konzistentnosti politiky kvality a cílů kvality a měřitelnosti cílů kvality. Stanovit vzletnou politiku kvality zpravidla nedělá organizacím problém. Navázat s cíli je již značným problémem, neboť stanovit něco konkrétnějšího pro naplnění vzletného hesla je složitější a také odpovědnější. Značné obavy zřejmě panují při stanovování měřitelnosti cílů. V některých organizacích to působí dojmem, že by se zřejmě při nesplnění měřitelného cíle stalo určitě něco strašného a tak je nutno se při formulacích cílů měřitelnosti nutno vyhnout. V takových případech se pak politika a cíle stávají pouze formální záležitostí, nic pro řízení nepřinášejí a naopak berou čas a nemotivují.

Na tuto problematiku navazuje monitorování procesů. Je s podivem, jak některé organizace tápou v této oblasti. Nedokáží využít a ani vyjít z dosud monitorovaných ukazatelů, někde se dokonce důsledně vyhýbají těmto ukazatelům a v rámci „nového systému“ vymýšlejí nové a bohužel o úspěšnosti procesu málo vypovídající ukazatele. Ekonomické hodnocení procesů v rámci systému managementu jakosti je v některých případech Popelkou.

Neshody se pravidelně objevují také v činnostech, které systém přináší „navíc“. Jedná se o: přezkoumání systému, interní audity a řízení dokumentace.

Vstupy pro přezkoumání zpravidla odpovídají požadavkům normy, problémem jsou výstupy. Neshodou bývá zpravidla bod týkající se závěrů ke zdrojům. Že by to byl ještě pozůstatek minulého režimu, kde byly stanoveny úkoly a zdrojem byla pouze iniciativa pracujících.

Neshodou bývá i nízká účinnost interních auditů. Jejich formálním prováděním, kdy nic nepřinášejí, jenom zdržujeme pracovníky a navíc je nemotivujeme.

Častou neshodou, ale organizacemi vnímaným jako nedůležitou, je neexistující nebo neúčinné řízení dokumentace externího původu (právní předpisy, technické normy, bezpečnostní listy atp.). Řízení právních předpisů skončí na tom, že jsou v organizaci k dispozici ale zajištění jejich uplatnění v životě organizace je již mimo postupy systému. Jedná se především o dokumenty z oblasti právních předpisů k metrologickému zabezpečení a ke kvalitě (např., značení výrobků). Řízení dokumentů nezajistí, že daný právní předpis je promítnut do  odpovídající činnosti organizace. Podobná situace je i u bezpečnostních listů.

Jak již bylo uvedeno v úvodu tohoto článku, výše uvedené neshody se dosti často opakují, snižují efektivnost funkce systému a nemotivují pracovníky k využívání nástrojů systému.

Zmíněným oblastem by organizace s certifikovaným systémem managementu kvality měly věnovat příslušnou pozornost. Ostatně i organizace, které systém zavedený nemají si mohou vzít příslušné ponaučení a to např.

- zda provádějí monitorování procesů v rozsahu vhodném a potřebném pro jejich řízení a zda z monitorování   vyvozují závěry a opatření

- odhalit formálně prováděné a tedy zbytečné činnosti

- prověřit zda jsou právní předpisy promítnuty do odpovídajících činností v organizaci, zda jsou stanoveny odpovědnosti za tyto činnosti – viz výše uvedené příklady a doporučuji doplnit problematiku ekologie, bezpečnosti práce a požární ochrany

- zda vedení účinně využívá k řízení ty části systému, které jsou stanoveny v normě uvedeny v kapitolách 5 a 8.